K.D. Feddersen
Uppgradering och bolagsuppdelning med fokus på effektivisering av processer
Värnamo , 2023
Samarbetet mellan Dizparc och K.D. Feddersen Norden inleddes med en process- och utvecklingskartläggning i syfte att modernisera och effektivisera bolagets administrativa processer. Kartläggningen ledde vidare till ett affärssystemsprojekt med tillhörande beslutsstödsimplementation.
I samma veva som förstudien avslutades, blev det klart att bolaget skulle delas upp i tre bolag, samt uppstart av en finsk filial. I och med bolagsuppdelningen och de processförbättringar som skulle genomföras blev det i samband med uppsättning av nya bolag i affärssystemet Jeeves naturligt att även uppgradera den befintliga affärssystemsversionen till den senaste. Med hjälp av Dizparcs masterdata-hantering sattes bolagen upp snabbt och effektivt. Lösningen underlättar även för K.D. Feddersen i vardagen då såväl kunder, leverantörer som artiklar hanteras i ett masterdata-bolag och således enbart behöver läggas upp en gång.
Projektet med att uppgradera och förbättra K.D. Feddersens processer inleddes i januari och i maj var de fyra nämnda bolagen live i det uppgraderade affärssystemet och nya beslutsstödet.
Ett långsiktigt samarbete
En röd tråd genom såväl kartläggning som efterkommande projekt och förvaltning är det fina samarbetet mellan Dizparc och K.D. Feddersen. Det har lett till att ett bolag inom koncernen som verkar i Norge implementerade Jeeves och gick live i november i år. Utöver detta pågår även ett projekt att införa även K.D. Feddersens holding- samt fastighetsbolag i affärssystemet samt uppstart av projekt att införa Jeeves för uthyrningsbolaget som planeras gå live under våren 2024.
"2023 har på många sätt varit vårt stora ombyggnadsår och vi är väldigt stolta över att ha genomfört så mycket under så kort tid. Detta hade inte varit möjligt utan den trygghet och kunskap som en erfaren partner som Dizparc bidrar med. Vi är tacksamma för deras extraordinära insats och ser fram emot ett långvarigt och ömsesidigt värdeskapande samarbete!"
Simon Vestlund, Ekonomichef och projektansvarig, K.D. Feddersen Norden
Bolagsspecifika lösningar som gör skillnad
En av förbättringspunkterna för samtliga bolag är den förnyade och mer flexibla integrationen med WMS-systemet Ongoing som det externa lagret använder för in- och utleveranser samt övrig lagerhantering. Ett antal bolagsspecifika lösningar har också tagits fram och implementerats av Dizparc i nära samarbete med K.D. Feddersen.
"Vi har som bolag arbetat i Jeeves sedan 1997, och över åren har anpassningar gjorts som inte längre är relevanta för våra förändrade verksamheter. Detta projekt har gett oss möjligheten till inte bara en delning och uppgradering, utan även en nystart där varje affärsområdes behov har kunnat beaktas. Med Jeeves som affärssystem och Dizparc som erfaren partner har vi kunnat dra nytta av fördelarna med ett Master-bolag för att hantera gemensam data, vilket framför allt avsevärt har förenklat implementationsprocessen för nya bolag. Samtidigt har vi kunnat behålla flexibiliteten och möjliggjort olika funktionaliteter för våra affärsområden. Vi har, för att nämna ett fåtal, byggt om vår artikelstruktur från grunden, implementerat en projektmodul, integrerat mot vårt servicehanteringssystem och infört FIFO för vår maskinverksamhet. Förutom bättre funktionalitet handlar det om att kvalitetssäkra och effektivisera standardprocesser, vilket gör att vi får ut mer av våra system till färre timmar."
Simon Vestlund, Ekonomichef och projektansvarig, K.D. Feddersen Norden
Smidig prishantering för K.D. Feddersen Distribution AB
Med priser som ständigt går upp och ner i branschen har det tidigare varit ett stort jobb att manuellt uppdatera priser i systemet. Därför har Dizparc implementerat och vässat Excelimport av inköpspriser i affärssystemet, vilket leder till mindre onödig kommunikation för att hitta rätt pris.
Under projektets gång har säljare och kundsupport utbildats i hantering och underhåll av standard försäljningsprislistor. Utöver standardhantering har Dizparc utvecklat automatisk kalkylering av försäljningspris som baseras på senast inlevererat inköpspris för artiklar som inte finns på prislistor. Detta gör att processen från att en order läggs till att en orderbekräftelse skickas blir betydligt snabbare och mindre manuell.
Integration av servicehanteringssystem för K.D. Feddersen Plastics Machinery
K.D. Feddersen Plastics Machinery säljer maskiner och erbjuder också service av dessa. Deras servicehanteringssystem, KEYnet, har tidigare hanterats manuellt och separat från affärssystemet och därmed inneburit administration i två system. Dizparc har under projektet byggt en integration tillsammans med KEYnet som minskar dubbeladministrationen av grunddata, serviceärenden, projekt och fakturaunderlag. Integrationen går åt båda håll. KEYnet föder Jeeves med exempelvis serviceorderunderlag i form av en order som direkt kan faktureras. Jeeves föder KEYnet med exempelvis projektdata och grunddata i form av kunder och artiklar.
Integrationen av K.D. Feddersens servicehanteringssystem med Jeeves har utöver att frigöra tid från dubbelregistrering i båda systemen medfört flera positiva aspekter.
"Bland annat har inköp av reservdelar underlättats genom planerade serviceärenden och tydliga behovsunderlag. Eftersom flera av K.D. Feddersens bolag nyttjar KEYnet som ärendehanteringssystem och i viss mån genomför gemensamma serviceärenden och installationer, har en förenklad internhandelsfunktion skapats där tekniker i respektive bolag rapporterar sin tids- och materialåtgång för vidarefakturering till syskonbolaget som äger ärendet. KEYnet utgör numera en förlängd arm av Jeeves där teknikerna och servicechef alltid har tillgång till relevant artikel-, kund- och projektdata, det är här vi ser den största vinningen av integrationen.”
Axel Lindelöf, Senior applikationskonsult, Dizparc
En del i att möjliggöra integrationen var att tydliggöra processen för skapande av projekt vid maskinförsäljning genom en förändrad struktur och ett nytt arbetssätt kopplat till artikelregistret. I stället för att låta varje maskin bli en unik artikel så har Dizparc förbättrat och utbildat de anställda i hantering av serienummerhanterade artiklar samt batchhantering i relation till maskinprojekten. En bil är inte densamma som en annan bil även om det är samma modell, oftast tillkommer olika tillval i form av kringutrustning. Batchhanteringen av artiklar ökar spårbarheten i maskinaffären samt den ekonomiska uppföljningen för K.D. Feddersen Plastics Machinery.
En maskinaffär är många gånger en stor affär. Därav sätts ofta en betalplan fördelat på antal tillfällen och procentsats av totalbelopp upp tillsammans med kund. Dizparc har därför infört uppdragsfakturering som möjliggör detta på ett flexibelt sätt och samtidigt gör det möjligt att behålla en tydlig ekonomisk uppföljning utifrån beräknad och tillkommen intäkt.
Beslutsstöd för ökad effektivitet
Dizparcs färdigpaketerade datalagerslösning för beslutsstöd implementerades, och resultatet har varit en betydande ökning av effektivitet i hur K.D. Feddersen konsumerar viktiga data.
Genom användningen av Power BI som visualiseringssystem har all väsentlig information centraliserats på ett enda ställe, och alla inom bolaget har nu samma enhetliga syn på den information de behöver i sin vardag. Moderbolaget kan nu enkelt hämta grunddata direkt från Jeeves som är organiserad i välstrukturerade tabeller med översatta kolumnrubriker inom datalagret. Den här typen av förändring har markant förenklat processen att hämta data från Jeeves.
För K.D. Feddersen har den tidigare tidskrävande processen med att gräva fram viktig information från Jeeves nu ersatts av möjligheten att få den serverad direkt i Power BI med bara några få klick.
"En höjdpunkt med att vara konsult är att jag får vara med och hjälpa till att göra processer enklare för olika typer av verksamheter. Det är riktigt skoj att se hur beslutsstödet nu underlättar det dagliga arbetet hos K.D. Feddersen och hur nöjd och glad kunden är med den lösning vi implementerat."
Niklas Lorentzson, Beslutsstödskonsult, Dizparc
"Det är viktigt för oss att ha en partner som tar ansvar för hela vår miljö. Genom att utgå från Dizparcs standardlösning har vi tillsammans utvecklat en omfattande PowerBI app anpassad för vår verksamhet som skapar tydlighet och tillgänglighet för fler av våra kollegor. De som endast ska konsumera data kan göra detta utan betungande ERP-förståelse, vilket frigör tid för dem och avsätter mer resurser till att stötta och utbilda våra färre men starkare Jeevesanvändare."
Simon Vestlund, Ekonomichef och projektansvarig, K.D. Feddersen Norden
Vill du veta mer om hur Dizparc kan hjälpa er med affärssystemslösningar som passar er verksamhet? Tveka inte att ta en kontakt med oss så berättar vi mer!
Kontaktperson
Låt oss ta en kaffe
Ta en kontakt så hör vi av oss.