<img height="1" width="1" style="display: none" src="https://www.facebook.com/tr?id=2415267652073743&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Artikel

Vad händer när nyckelpersoner på IT-avdelningen försvinner

två kollegor diskuterar framför dator

Nyckelpersoner på IT-avdelningen sitter ofta på en specialistkunskap och erfarenhet som är avgörande för att driva och underhålla en organisations IT infrastruktur och system. När de väljer att lämna kan det resultera i förlust av viktig kunskap som kan vara svår att ersätta. Men tänk om det faktiskt kan öppna upp nya möjligheter och ge en verksamhet chans att ställa om och driva förändring?

IT-branschen har under många år haft en hög personalomsättning och konkurrensen om kompetens är hård. Att riskera att förlora medarbetare som är kritiska för IT-driften kan vara en skrämmande tanke för många organisationer. Många gånger finns en stark övertygelse om att mycket skulle sluta fungera utan vissa personer då de anses “kunna allt” och kanske har spelat en nyckelroll i den uppbyggda infrastruktur som verksamheten förlitar sig på.

Även om oron till viss del säkert är befogad finns det ju också en rad möjligheter som kommer med att det blir ett skifte i hur IT-avdelningen styrs och arbetar där gamla sanningar kan börja ifrågasättas när ny kompetens kommer in och ersätter den tidigare. Kanske behöver inte en uppsägning innebära enbart problem utan även öppna dörren till oanade nya möjligheter? 

När vi är ute och träffar våra kunder är det primärt följande områden som vi upplever att det finns en oro kopplad till i de fall nyckelkompetens plötsligt lämnar. Låt oss kika närmare på dessa och resonera lite kring hur de kan hanteras på bästa sätt. 

Risk för minskad innovationstakt och vidareutveckling

Nyckelpersoner inom IT spelar ofta en central roll i att driva innovation och utveckling av nya teknologier och lösningar. När medarbetare på avdelningen lämnar kan det finnas risk att verksamhetens förmåga att utveckla och implementera nya idéer och initiativ minskar. Även om det känns som att så är fallet, ställ er frågan om det verkligen är så innan ni börjar att känna panik. Är personen som slutar helt oersättlig? Har ni gjort utvärdering och kartlagt alla aspekter? Kanske har personen till viss del bromsat och förhindrat viss utveckling genom att fastna i gamla mönster. Genom att ta hjälp av någon extern part som kan göra en bedömning och ställa de jobbiga frågorna till er kan ni oftast landa i en bra väg framåt när det blir dags att fatta beslut om hur kompetensen ni förlorat ska ersättas.

 

Risk för ökad arbetsbelastning för de som blir kvar

Om ni inte har en tydlig plan för vad som ska hända då nyckelpersoner lämnar (för det kommer ju tyvärr att hända förr eller senare) så kan det skapa onödigt stor stress i organisationen. Den typen av stress resulterar enligt vår erfarenhet ofta i förhastade beslut och att nyanställningar sker fort. Ibland för fort. Istället för att fatta förhastade beslut kan det vara klokt att göra en grundlig genomlysning av situationen för att vara säker på att ni anställer rätt efterträdare och lägger en bra grund för den fortsatta resan.  

 

Risk för förlorade synergier och relationer

Nyckelpersoner på IT-avdelningen har oftast hunnit att etablera viktiga relationer inom och utanför organisationen. När personen i fråga lämnar finns det risk att samarbete och kommunikation mellan olika avdelningar, intressenter och externa kontaktytor påverkas. Ett sätt att överbrygga den typen av problematik är att ta in en interimskonsult som kan påbörja ett övertagande samt bygga vidare på både interna och externa relationer innan verksamheten landat i hur organisationen eventuellt ska förändras och landat i ett beslut om vem som ska anställas och varför. Kanske innebär det initialt en lite högre investering, men blir på sikt en kostnadsbesparing då en förhastad felrekrytering lätt kan kosta både onödig tid och pengar. 

 

Risk för instabilitet och driftstörningar

Om nyckelpersoner är de enda som har detaljerad kunskap om viktiga system och processer kan risken för systeminstabilitet eller driftstörningar öka då de lämnar verksamheten. Det kan ta tid för nya teammedlemmar att på djupet lära sig system och sätta sig in i deras funktioner och specifika underhållskrav. Det blir därför extra viktigt att alltid se till att det finns god dokumentation på plats samt att en ordentlig överlämning görs. En nyckelperson får aldrig sitta på information som inte finns dokumenterad och kan riskera att skapa störningar i den löpande verksamheten.

 

Hantera riskerna och se möjligheterna!

För att hantera risker som uppstår när en nyckelperson lämnar är det viktigt att ha en strategi på plats för att minimera effekterna av avhoppet. Den kan inkludera exempelvis dokumentation av viktig kunskap och processer, vidareutbildning av befintlig personal, implementering av system och processer för kunskapsdelning.

När en nyckelperson lämnar kan det, utöver vissa risker, också öppna sig spännande möjligheter. En verksamhet kan vända händelsen till något positivt genom att erbjuda andra medarbetare möjligheten att ta på sig nya ansvarsområden och utveckla sina kunskaper. Vilket i sin tur skapar utrymme för nya perspektiv och idéer att växa fram. Kanske skapas ett naturligt tillfälle för verksamheten att omvärdera IT-strategier och mål och börja reflektera över vad som fungerar bra och mindre bra i arbetsvardagen kopplat till befintliga processer och system? Förlorad kompetens kan också fungera som en påminnelse för verksamheten om vikten av kunskapsdelning och dokumentation. Det kan uppmuntra till ökad dokumentation och kunskapsdelning inom IT-avdelningen. 

Sammanfattningsvis bör en nyckelpersons uppsägning ses som både en risk och möjlighet. Hanteras situationen rätt kan en verksamhet dra nytta av förändringen och faktiskt stärka sin IT-avdelning på lång sikt. En organisation som lyckas vara flexibel och öppen för att omfamna förändringar och utveckla sina resurser och förmågor har alla förutsättningar att lyckas i en ständigt föränderlig omvärld.  

Vill du ha hjälp att hantera förändringar i din organisation?

Våra experter har lång erfarenhet av att hjälpa IT-avdelningar genom olika typer av interimsuppdrag och verksamhetsutveckling. Kontakta oss för ett första förutsättningslöst samtal kring hur vi kan hjälpa just er att ta nästa steg. 

 

Låt oss ta en kaffe

Ta en kontakt så hör vi av oss.