Personalhandboken förenklar arbetsdagen

I Habo, knappt två mil nordväst om Jönköping ligger Ahlins, ett företag med absolut expertkunskap inom anodisering av aluminiumdetaljer. Företaget har funnits i närmare 60 år men befinner sig i ständig utveckling och förändring för att möta nya krav och utmaningar från kunder.

Samarbetet mellan Ahlins och Dizparc har pågått under flera år med fokus på drift och förvaltning av IT-miljön. I samband med en önskan från Ahlins att tillsammans jobba mer proaktivt och framåtsträvande identifierade vi möjligheten att frigöra värdefull tid för chefer och arbetsledare genom att bygga en enkel personalhandbok på befintligt intranät. Intranätet är byggt på SharePoint Online och används som knutpunkten för gemensamma dokument och kvalitetsledningssystem.

På Ahlins upplevde man precis situationen ovan. Det var svårt för anställda att enkelt hitta information och det tog onödigt mycket tid från platschefen Elisabeth Sandberg att svara på ganska enkla frågor.

Efter inledande samtal med fokus på önskat läge från Ahlins gick vi igenom det material som man önskade göra mer tillgängligt. Utmaningen låg – precis som det ofta gör – snarare i att det fanns för mycket än för lite material, sparat på olika platser utan tydlig struktur. Baserat på detta tog vi fram en grundläggande struktur som vi började fylla med information. Strax växte en personalhandbok fram, lättillgänglig och lätt att administrera, i kombination med en enkel startsida där nyheter smidigt kan publiceras och spridas.