VK Media gör resan från NAV till Business Central och molnet

Under våren 2025 tog VK Media ett avgörande steg. Tillsammans med Dizparc lyfte de sitt gamla affärssystem NAV 2016 upp i molnet och in i affärssystemet Microsoft Business Central. Resultatet? Ett smidigt, tryggt och framtidssäkert affärssystem som både ekonomiavdelningen och resten av organisationen kan luta sig mot i många år framöver. 

Nya behov i takt med åldrande system 

När Maria Asker, Ekonomichef på VK Media, såg att supporten för affärssystemet NAV 2016 fasades ut blev frågan om ett nytt affärssystem ställd på sin spets. Skulle verksamheten fortsätta lappa och laga ett föråldrat system eller var det dags att våga ta språnget till molnet? 

”Alla förstod ganska snabbt att vi behövde göra något. NAV 2016 uppdaterades inte längre och ett lyft bara till NAV 2018 kändes som fel väg att gå. Vi behövde en lösning som var säker och modern med kapacitet att kunna växa med oss och våra verksamhetsbehov över tid. Då kändes Business Central i molnet som det självklara valet”, förklarar Maria Asker.  

Maria ansvarar inte bara för redovisning och rapportering hos VK Media utan också för processförbättringar och ekonomirelaterade system. Med den hatten på blev det hon som tog på sig rollen att både leda projektet och sälja in beslutet internt. 

Från magkänsla till förtroende 

VK Media hade tidigare samarbetat med en annan konsultbyrå i Umeå, men när Dizparc hörde av sig kändes det rätt från första mötet. 

”Jag fick ett väldigt bra intryck av Dizparcs konsulter direkt. De var kunniga, kunde ge konkreta råd och delade erfarenheter från andra projekt som liknar vårt. När jag sedan träffade de tilltänkta projektledarna från Dizparc blev jag ännu mer övertygad då de båda så tydligt hade både rätt kompetens och ett stort engagemang. Ett extra trygghetsmoment var att en konsult som en gång var med och satte upp vår ursprungliga NAV-lösning på ett annat konsultbolag nu jobbade på Dizparc i Umeå. Vi kände redan sedan tidigare att han var en bra person och att han nu fanns i teamet gjorde att vi bara kände oss ännu mer trygga med valet av Dizparc som partner”, fortsätter Maria Asker. 

Sommaren 2024 blev VK Media kund hos Dizparc och bara några månader senare blev det dags att dra igång projektet för genomförande av lyftet från NAV 2016 till Business Central i molnet. 

Ett engagerat team från start 

För att skapa förankring i organisationen samlade Maria sin ekonomiavdelning bestående av två redovisningsekonomer och en redovisningsassistent till ett första diskussionsmöte. 

”Vi gick igenom för- och nackdelar och jag var beredd på att möta oro, men det som dök upp under mötet var mest nyfikna frågor. Mitt team är väldigt förändringsbenäget och såg snabbt fler plus än minus med att göra ett lyft till molnet så jag skulle säga att vi alla var överens om att det här var rätt väg framåt”, minns Maria. 

Förberedelserna tog fart redan i december 2024. Då började teamet med att ta fram en lista med vardagstester i form av moment som absolut måste fungera även efter ett systemlyft. 

”Att vi gjorde den förberedelsen internt var guld värt. När vi klev in i projektmötena med Dizparcs team i januari visste vi exakt vad vi ville testa och kunde vara tydliga med våra behov direkt. Det skapade trygghet både för oss och gänget på Dizparc”, berättar Maria Asker. 

Från plan till genomförande 

Projektet samlade flera aktörer i form av VK Medias ekonomiavdelning, Dizparcs konsulter och externa leverantörer med ansvar för kringtjänster som exempelvis fakturascanning och analysverktyg. 

”Projektmötena var väldigt viktiga för projektets framfart. Alla inblandade fick då möjlighet att ställa frågor och vi kunde säkerställa att alla följde samma tidplan och hade fått samma information. Det skapade en känsla av samarbete snarare än att vi jobbade i parallella spår”, förklarar Maria Asker.  

När mars kom var det äntligen dags. Direkt efter månadsbokslutet stängdes systemet ner med en planerad nertid i två dagar.  

”Dizparc hade förberett vår organisation på att systemet skulle vara nere i två dagar och exakt så blev det. Vår nya molnlösning på Business Central var igång samma dag som utlovat och mitt team kunde direkt börja bokföra ikapp för de dagar som vi haft paus i arbetet. För oss som kund kändes allt väldigt smidigt även om jag så klart förstår att Dizparc gjorde ett stort jobb bakom kulisserna”, fortsätter Maria Asker.  

Trygghet, enkelhet och framtidssäkring i molnet 

När systemet var på plats möttes ekonomiavdelningen av en välbekant, men förbättrad upplevelse. De upplever att det finns många likheter mellan NAV 2016 och den nya molnlösningen i Business Central, men att ett antal delar sticker ut åt det positiva hållet. 

“Jag och mitt team upplever att användarvänligheten har blivit betydligt bättre och vi känner oss trygga i att automatiska uppdateringar görs som säkerställer att vi alltid jobbar i den senaste versionen av systemet. Även den ökade flexibiliteten och skalbarheten gör att det känns som att vi gjort helt rätt val av system för att möta framtidens krav på rätt sätt”, förklarar Maria Asker.  

Dizparc stöttade teamet på VK Media under hela uppstartsfasen genom att hålla i frågemöten med demos som sedan låg till grund för mer specifik utbildning utifrån de behov som kom upp. Konsulterna från Dizparc fanns dessutom på plats de första dagarna för att stötta användarna hands-on i det dagliga arbetet i systemet. 

”Det var väldigt värdefullt att känna Dizparcs stora engagemang och trygga närvaro även efter lanseringen. Det kändes aldrig som att vi var ensamma i det här utan att konsulterna fanns där hela vägen för att hjälpa oss få en så smidig start som möjligt i det nya systemet. Den positiva känslan jag fick från början håller helt klart i sig. Konsulterna från Dizparc är engagerade, kunniga och väldigt tillgängliga. De vill alltid framåt och ger sig aldrig förrän vi hittat en lösning. Dessutom har de satt sig in på djupet i hur vi jobbar och vet vad vi behöver vilket gör vårt samarbete både enkelt och effektivt”, berättar Maria Asker. 

Oroa dig inte, gör det bara! 

Till andra ekonomichefer som står inför liknande beslut har Maria ett tydligt budskap. 

”Det är inte alls så besvärligt som man tror. Tvärtom var det här ett väldigt smidigt projekt för oss. All data följer med till det nya systemet så den oron kan du släppa direkt. Även om vi gjort en större investering för att göra lyftet nu så är jag övertygad om att vi över tid kan se fram emot sänkta kostnader för vårt affärssystem. Jag skulle absolut säga att ett lyft av det här slaget är ett smart sätt att få ett framtidssäkert, nytt affärssystem på plats utan att behöva börja från noll. Så mitt råd är kort och gott - oroa dig inte, gör det bara”, avrundar Maria Asker. 

Nyfiken på hur din resa till molnet kan se ut? 

Tveka inte att ta en kontakt med oss så berättar vi gärna mer.