Print
Även om utskrifter på totalen utgör en mindre budgetpost inom ramen för IT är det ett område som snabbt kan dra iväg i kostnad om du inte har koll på den. Handen på hjärtat, har du detaljkoll på dina inköp kopplat till print och vet vad du betalar för hyra för maskiner, hur stor förbrukningskostnaden är per månad och vad det blir för prisskillnad om kollegorna väljer svartvit eller färgutskrift? Om inte kan det finnas pengar att spara där du minst anar det genom att både få bättre avtal på plats och lära din organisation hur de kan påverka kostnaden och agera mer hållbart genom minskat antal utskrifter.
Kanske finns det även interna processer som kan digitaliseras till förmån för en mindre mängd utskrifter?
Alternativa lösningar
Att fastna i gamla system och gamla sanningar är enkelt. Ibland känns det smidigare att bara köra på i gamla hjulspår så länge allt fungerar istället för att förändra med allt vad det innebär. Frågan är dock om “business as usual” är rätt taktik om ni vill sänka kostnader och optimera era IT- investeringar?
Om det går att identifiera ett mönster att IT-kostnaderna ökar för varje år med ett system som ni haft länge, är det kanske hög tid att utmana er själva och utmana befintliga lösningar till förmån för nya, bättre och mer kostnadseffektiva alternativ? Genom att göra en analys av era nuvarande behov och bjuda in nya systemleverantörer till dialog kan ni skapa er en bild av nuläget och värdera om en förändring är motiverad eller inte. Även om det landar i att ni är kvar i nuvarande lösning kommer ni garanterat att få med er värdefull kunskap och lite nya insikter på vägen.
Licenskostnader
Har ni rätt licenser eller har ni för många? Att förvärva och underhålla programvarulicenser för olika affärsapplikationer, operativsystem, produktivitetsverktyg och specialiserade programvaror utgör ofta en betydande del av IT budgeten hos de flesta verksamheter. Det är inte ovanligt att licenserna löper på enligt gamla avtal, ibland utan att de används i speciellt stor utsträckning.
Mot bakgrund av detta är det klokt att då och då göra en inventering och säga upp licenser som inte används alternativt omförhandla årslicenser till löpande månadslicenser med kortare uppsägningstid för ökad flexibilitet.
Säkerhetslösningar
Det råder ingen tvekan om att säkerhetslösningar växt till en allt större post i IT-budgeten. Budget för att implementera och underhålla säkerhetslösningar som exempelvis brandväggar, antivirusprogram, säkerhetsuppdateringar och övervakningstjänster behöver prioriteras och utrymme frigöras för att ha råd att skydda er mot angrepp.
Kanske har ni redan investerat så det räcker? Om inte är det hög tid att fundera på hur hög säkerhet ni behöver för att känna er trygga och agera därefter.
Bemanning
En kostnadspost som är värd att löpande utvärdera är bemanningen av er IT-avdelning. Vanligtvis utgörs den av kostnader för att anställa och behålla IT-personal, löner, förmåner och utbildning.
I syfte att optimera er IT-budget kan det vara läge att fråga er om ni har rätt sammansättning i teamet med de kunskaper som krävs för att driva en modern IT-avdelning framåt med initiativ som möter morgondagens behov? Har effektiviteten ökat så pass mycket på senare år att vissa roller har blivit mer “nice to have” än “need to have” och ni befinner er i ett läge där ni faktiskt är överbemannade? Är vissa roller av den karaktären att ni kan ta hjälp av konsulter vid behov snarare än att ha anställd personal och på så sätt minska de fasta utgifterna och göra dem mer flexibla utifrån behov?
Drift
En tung kostnadspost för många IT-avdelningar är driften. Sitter du med en egen hall och hårdvara kan kostnaderna snabbt skena iväg. Kanske är det värt att jämföra dina nuvarande driftskostnader med molnbaserade tjänster och göra en beräkning för vad du kan tjäna på att gå över till molnlagring istället för att hantera allt i egen regi. Givetvis bör andra för- och nackdelar utöver kostnadsbilden vägas in i den typen av beslut för ditt företag.
Kanske är det dags att göra skiftet nu eller finns det faktorer som gör att du bör vänta och istället optimera nuvarande setup. Oavsett bör dina beslut fattas med en långsiktighet i åtanke. Det som funkar bra idag kanske inte funkar lika bra om 3-5 år. Genom att tänka långsiktigt och våga utmana nuvarande upplägg skapas de bästa förutsättningarna för att ta både smarta och ekonomiskt hållbara beslut.
Uppgraderingar
Kostnader för att underhålla och uppgradera befintlig IT-infrastruktur och programvara är en viktig och oundviklig post i din IT-budget och helt avgörande för att säkerställa att din infrastruktur fungerar effektivt och säkert över tid.
Hur hanterar ni era uppgraderingar idag? Har ni en tendens att avvakta med uppgraderingar och kanske hoppa över dem något år för att det blir för dyrt att genomföra. Kruxet med att skjuta på nödvändiga uppgraderingar och underhåll är att du sparar pengar i stunden, men det kommer garanterat att kosta dig framåt. Det är oftast en dålig ide att vänta med att lyfta ett system på flera år och att medvetet undvika att underhålla befintlig IT- infrastruktur och programvara kan leda till en stor teknisk skuld som innebär att det blir dyrare att både underhålla och uppgradera systemet på sikt.
Löpande inköp
Snabba förändringar i verksamheten eller tekniken kan kräva omfattande anpassningar av din IT- infrastruktur och system, vilket kan leda till oförutsedda och betydligt högre kostnader än förväntat.
Den här typen av kostnader kan också drivas av befintlig IT avdelning som är måna om att ligga i framkant och ha “det bästa och senaste” istället för det som kanske duger gott och väl ett tag till utifrån rådande budgetläge. I de här fallen blir intern planering och organisering a och o för att inte göra överilade investeringar som kanske görs på avkall av andra mer prioriterade områden som skapar värde för verksamheten på bredare front.
