Från magkänsla till fakta: Café Bar använder Power BI för att växa smartare

Café Bar är ett entreprenörsdrivet bolag med stark innovationskraft. Engagerade medarbetare, många idéer och en organisation som på kort tid blivit betydligt mer komplex ställde nya och ökade krav på koll och kontroll.

“Vi insåg ganska snabbt att inte längre kunde lita på magkänsla för att styra den snabbt växande verksamheten. På grund av bristfälliga rapportsystem och strukturer hade vi inte riktigt koll på vad som hänt resultatmässigt förrän i slutet av månaden. Allt avgjordes sista veckan och det var inte hållbart när organisationen växte sig allt större,” säger Linus Berntsson, IT-chef på Café Bar.

”Jag älskar att jobba nära affären och min vardag handlar i stort om att hålla ihop åtta distrikt och stötta både våra tekniker, kundservicemedarbetare och storkunder samtidigt som jag behöver ha ett öra mot verksamheten. När volymerna växer snabbt måste vi som ledare ha siffror som stöd, annars blir det lätt känslostyrt,” fyller Karin Andersson, Regionchef för region Nord på Café Bar, i.

Den här typen av insikter blev startskottet för en större digital resa tillsammans med Dizparc där Power BI kom att spela en avgörande roll.

Från on-prem till molnet

Samarbetet med Dizparc började redan i samband med ett byte till affärssystemet Microsoft Business Central. Inledningsvis driftades systemet on-prem, men då Microsoft kort efter implementationen tog en tydlig cloud-first-position stod det klart att även Café Bar behövde ta steget upp i molnet. Samtidigt fanns ett behov av att ersätta ett äldre leveranssystem med ett nytt och då kom Dizparcs team i Umeå in i bilden som en strategisk partner.

Projektet de tog sig an innebar i korthet att stora delar av BI-miljön flyttades till molnet och kopplades ihop med det nya leveranssystemet och andra stödsystem. För första gången fick Café Bar nu möjlighet att följa affären löpande.

”Plötsligt kunde vi se hur affären utvecklas dag för dag. Allt hänger nu tydligt ihop i Power BI, från att en affär landar i CRM-systemet, till leverans och fakturering. Det bästa med BI-lösningen är att vi nu agerar mindre på känsla och mer på fakta. Dialogerna med kund blir tydligare och mer professionella. Det är enligt mig den största fördelen för oss,” menar Karin Andersson.

Ett verktyg för hela organisationen

Idag används Power BI brett inom Café Bar. Ledning, distriktschefer, teamledare, säljare och KAM:ar använder exempelvis rapporterna för att följa resultatet, analysera historik, se besöksfrekvens, sortiment och reservdelar.

”För mig är det ett dagligt arbetsverktyg. Jag ser direkt om någon region halkar efter och har möjlighet att göra prognoser tidigt i månaden för att kunna agera på avvikelser innan det är för sent,” förklarar Karin Andersson.

Samtidigt är organisationen ödmjuk inför att BI-resan inte är klar.

”Vi har nog fler rapporter än vi borde, och alla i vår organisation har inte riktigt förstått nyttan med Power BI ännu. Det är en mognadsresa både tekniskt och organisatoriskt,” konstaterar Linus Berntsson.

Ett partnerskap som vuxit över tid

En viktig del i resan har varit samarbetet med Dizparc. Från tekniska diskussioner till löpande förvaltning och vidareutveckling.

”Det är tydligt att vi vill växa tillsammans. Den personliga kontakten är guld värd och det känns verkligen att Dizparcs team är genuint engagerade i vilka vi är och vill förstå vår verksamhet på djupet,” menar Linus Berntsson.

”Vi får alltid bra respons. Konsulterna har bytts över tid under ett långt samarbete, men kvaliteten har alltid varit hög hela vägen. Det känns tryggt för oss som kund,” adderar Karin Andersson.

Blicken framåt mot nästa livscykel för BI

Resan med Power BI har gjort Café Bar mer proaktiva, mer samspelta och bättre rustade för fortsatt tillväxt. Nu står bolaget inför nästa fas på sin BI-resa i form av ett omtag kring struktur, pedagogik och paketering av Power BI-lösningen.

”Vi är ett helt annat bolag idag än för åtta år sedan. Vi behöver utmana våra mätvärden, ta bort, lägga till och bygga för framtiden. Det blir både en spännande och kul resa,” avrundar Linus Berntsson.

“Café Bar är en jättespännande kund att arbeta med. De har höga ambitioner och det är väldigt inspirerande att arbeta tillsammans med deras team. Vi har gått en lång väg tillsammans och vi har inte gett upp när det har varit kämpigt eller svårt. Jag ser fram emot att fortsätta förbättra deras Power BI-lösning i nära samarbete,” säger Lars Johansson, Teamchef på Dizparc Umeå.