Ett skalbart, enkelt och användarvänligt kvalitetsledningssystem

“Jag har i princip sysslat med kvalitetsfrågor i hela mitt yrkesliv och har alltid dragits till privatägda bolag i tillväxt. När jag kom till Axelent för ungefär 1,5 år sedan var bolaget mitt uppe i en imponerande tillväxtresa, men hade parallellt med den inte hunnit att skapa en kvalitetsfunktion i nivå med verksamhetens behov. Jag hade blivit förvarnad att jag skulle få en hel del på min att-göra-lista redan från start och det visade sig stämma”, minns Ulf Lundquist, Kvalitetschef på Axelent.

Ulfs första steg blev att sätta ihop en plan och struktur för kvalitetsarbetet med ett tydligt mål att höja kunskapsnivån på området internt. Många av hans kollegor saknade kunskap om exempelvis ISO-certifieringar och lean varför det inledningsvis blev det ett stort fokus på att bygga en kvalitetskultur internt för att få med sig alla på tåget.

“Jag insåg ganska snabbt två saker. Dels behövde jag få ett dedikerat internt team med ett delegerat ansvar att hjälpa mig att driva ett förbättringsarbete på plats och dels behövde jag ett system som kunde stötta mig och teamet i det arbetet. När det gällde frågan om system så kände jag mig ganska bekant med de olika typer av digitala ledningssystem som finns på marknaden och jag hade erfarenhet av flera av dem från tidigare arbetsplatser. Axelent hade redan ett modernt och bra SharePoint-baserat intranät på plats som användes av både vår ledning samt produkt- och marknadsorganisation. Jag blev nyfiken på att utreda om vi på något sätt kunde bygga vidare på det istället för att introducera ännu ett system”, berättar Ulf Lundquist.

Fokus på användarvänlighet och enkelhet

SharePoint-lösningen som användes var byggd av Dizparcs team i Jönköping och tillsammans satte sig Ulf och Tonie Hartwigsson från teamet i Jönköping ner för att bolla kring Axelents behov och hur de kunde lösas på bästa sätt.

“Vi satte oss ner för att titta närmare på SharePoint-lösningen och jag fick både en demo av den samt idéer kring vad som kunde utvecklas för att stötta våra behov. Jag hade en ganska bra bild av vad jag var ute efter och kände direkt att Dizparc förstod min vision och också gav tydliga svar på hur vi kunde skapa det med fokus på användarvänlighet och enkelhet. De såg hela tiden till användarens perspektiv och baserade sina rekommendationer på att lösningen ska fylla en funktion och vara lättnavigerad för användarna. Då mycket av mitt jobb har handlat om att bygga en intern kvalitetskultur och få med mig kollegorna i arbetet kändes det helt rätt direkt”, förklarar Ulf Lundquist.

Från idé till verklighet

Projektet för att få ett nytt ledningssystem på plats gick snabbt vidare från idé till verklighet. Vidareutvecklingen av den befintliga lösningen resulterade i ett betydligt mer lättanvänt ledningssystem både avseende administration och användarvänlighet.

“Det nya systemet gör det mycket enklare för oss att vara relativt självgående. Vi kan göra enklare justeringar på egen hand och utbildningen av våra användare gick otroligt smidigt i och med att systemet är uppbyggt på ett så tydligt och lättnavigerat sätt. I och med att vi normalt jobbar i Microsofts-sviten så blir det enkelt och logiskt för våra användare att jobba i SharePoint. Jag gillar särskilt dokumenthanteringen som underlättar styrning i och med sitt smidiga godkännandeflöde”, menar Ulf Lundquist.

Axelents målsättning är att det nya ledningssystemet ska bli en “go to”-plats där allt ska gå att hitta, oavsett vilket område du jobbar inom. Reaktionerna från användarna har varit mycket positiva och nu blickar bolaget framåt och vill fortsätta att skräddarsy lösningen efter varje teams unika behov samt integerera den med hela det övergripande leansystem som verksamheten använder sig av.

“Den stora vinsten med vårt nya ledningssystem skulle jag säga är att vi har fått en infrastruktur på plats som ger oss en god grund att fortsätta att utvecklas och förbättra oss utifrån. En annan fördel är att alla nu har fått tillgång till viktig information som dokument, rutiner, arbetssätt, utbildningsmaterial och liknande som behövs i det dagliga arbetet och vi har skapat rätt förutsättningar för att få alla medarbetare att börja jobba på liknande sätt. Vi är mitt uppe i certifiering där en förrevision pågår och en huvudrevision sker inom några månader. Med vårt nya ledningssystem i botten kommer vi att klara det galant”, fortsätter Ulf
Lundquist.

En skalbar och framtidssäker lösning

Samarbetet med Dizparc har fungerat smidigt under hela processen och den lösning som skapats kommer att vara skalbar utifrån förändringar i verksamheten.

“Jag är mer än nöjd med Dizparcs leverans! Den plan som vi tillsammans satte i början av projektet har följts till 100% och alla löften som gavs då har infriats. Upplevelsen av Dizparc är att de har ett högt tekniskt kunnande, är proaktiva och framåtlutade i sin rådgivning samtidigt som de är lyhörda och skapar sig en bra grundförståelse för verksamheten”, avslutar Ulf Lundquist.