En gemensam struktur för en verksamhet i ständig rörelse

Simons start hos K.D. Feddersen blev också starten på ett nära samarbete med Dizparc. Ett samarbete som började på affärssystemsområdet för att sedan växa vidare till beslutsstöd och rapportering och en prioriterad AI- och digitaliseringsagenda.

"För mig har de initiativ jag tagit hela tiden handlat om att rusta vår nordiska verksamhet för en tillväxtresa. Då räcker det inte att våra system bara fungerar. De måste också hjälpa oss framåt", säger Simon Vestlund, Koncernekonomichef för K.D. Feddersen Norden.

En gemensam struktur för en verksamhet i ständig rörelse

K.D. Feddersen är en tysk koncern och i Norden har Simon Vestlund under sina 4,5 år i bolaget fått en allt bredare roll. Ansvaret har successivt vuxit från att bara omfatta ekonomi till att också inkludera verksamhetsutveckling, processer och digitala stöd. I praktiken handlar hans roll om att skapa förutsättningar för en organisation som både ska fungera här och nu och samtidigt vara redo för nästa fas.

En viktig del i det arbetet blev resan mot ett uppgraderat affärssystem. Simon hade sedan tidigare goda erfarenheter av Dizparc och valde att ta in teamet i Värnamo som partner för att stötta implementationen och uppgraderingen av plattformen Jeeves på bred front. Målet var inte bara att uppgradera ett system, utan att samla bolagen i en gemensam struktur där data också kan delas, förstås och användas bättre över bolagsgränserna.

I dag arbetar åtta av nio bolag i samma affärssystem med samma struktur och samma rapporteringslogik vilket har skapat en helt annan grund för styrning, samarbete och utveckling.

"Jag hade stött på Dizparc på mitt tidigare jobb och hade därför ett stort förtroende för dem redan från start. När jag kom in i min roll på K.D. Feddersen insåg jag snabbt att vi behövde stöd av en partner som inte bara kan systemet utan som också kan hjälpa oss att tänka rätt kring verksamhetsutveckling och processer", berättar Simon.

Processkartläggningen som gjorde förbättringsarbetet konkret

Innan uppgraderingen av Jeeves tog fart genomfördes en förstudie tillsammans med erfarna ERP-konsulter och verksamhetsutvecklare från Dizparc. K.D. Feddersen jämförde initialt olika alternativ, men landade i att Jeeves bäst uppfyllde de interna kraven. När beslutet väl var taget gick arbetet snabbt vidare till nästa avgörande steg, en djup processkartläggning, under vilken mycket av det framtida värdet började ta form.

I stället för att prata om förbättringar på en generell nivå gick man metodiskt igenom flöden, arbetssätt, prioriteringar och beroenden. Tillsammans validerade K.D. Feddersen och Dizparc vad som var mest relevant att ta tag i direkt och skulle prioriteras i implementationen samt vad som kunde hanteras i nästa steg. Det skapade ett gemensamt fokus och gjorde att projektet kunde drivas framåt utan att tappa fart.

"Styrkan i en ordentlig processkartläggning upplever jag är att förbättringsarbetet blir mindre teoretiskt och betydligt mer användbart i praktiken. Det blev tydligt för mig att de mest träffsäkra förbättringarna kommer när processer har inventerats, kartlagts och förståtts ordentligt. När flödena är tydliga blir det också enklare att se var tiden försvinner, var kvaliteten brister och var teknik faktiskt kan göra skillnad. Det som imponerade på mig var hur strukturerat Dizparc ledde arbetet med kartläggningen. De har både djup specialistkunskap och bred verksamhetsförståelse och det märks att de inte bara kan sin teori utan att de också förstår hur allt fungerar i verkligheten", menar Simon.

Processkartläggningen blev så värdefull att K.D. Feddersen i dag arbetar vidare med en årlig uppdaterad “lightversion” tillsammans med Dizparcs team. Varje år samlas alla affärsområden under en heldag för att se över sina processer, justera där det behövs och säkerställa att verksamhetsutvecklingen inte stannar av. När bolaget valde att ISO-certifiera sig blev samma kartläggning ett konkret stöd, inte minst i dialogen med revisorer och i arbetet med att förklara hur processerna faktiskt ser ut.

“Vi har haft otroligt mycket payback på den kartläggningen som gjordes. Resultatet av vår processkartläggning blev både en bättre struktur och en större trygghet. Processerna blev säkrade, förbättringsarbetet blev enklare att driva och vår verksamhet fick en stabil grund att bygga vidare på”, förklarar Simon.

När beslutsstödet blev ett eget styrsystem

Parallellt med uppgraderingen av Jeeves tog K.D. Feddersen också ett större grepp om sin rapportering. En tidigare BI-lösning hade vuxit fram organiskt, men i samband med att affärssystemet moderniserades såg Simon och teamet möjligheten att bygga om hela rapporteringsstrukturen från grunden. Det blev början på en BI-satsning som i dag är en självklar del av verksamhetens styrning och rapportering.

Tillsammans med Dizparc skapades en modern Power BI-miljö där all ekonomisk rapportering samlades. Output flyttades ut från ERP-systemet, säljarna styrdes över till Power BI och rapporteringen byggdes upp på ett sätt som både var enklare att använda och tydligare i sin struktur. Helheten hölls ihop från design till utveckling och lösningen växte successivt i takt med att potentialen blev allt tydligare.

"Vi tänkte först oss en ganska enkel version i form av ett slags baspaket. Men samarbetet fungerade så bra med Dizparcs konsulter så lösningen växte successivt. Det blev snabbt tydligt att vi kunde göra något som verkligen stöttar verksamheten på ett helt annat sätt och då tog vi den chansen ", säger Simon.

BI-lösningen utvecklades nära verksamheten och Simon arbetade tätt tillsammans med Dizparcs team gällande både struktur, rapportlogik och backend-kopplingar. Trots att det finns en central Power BI-funktion i Tyskland fick den nordiska verksamheten mandat att bygga sin egen lokala lösning baserat på att ledningen såg att både kvaliteten och takten var hög och att behoven i Norden till viss del särskiljer sig från bolagets övriga geografier.

Det nya beslutsstödet omfattar i dag allt från ekonomisk rapportering och försäljningsstatistik till ledningsrapporter och KPI-uppföljning. Den har blivit en lösning som både väckt intresse internt och utanför bolaget, då flera andra aktörer har kontaktat K.D.Feddersen för att få en demo och inspireras av hur rapportstrukturen är uppbyggd.

Under projektet stöttade Dizparc inte bara med visualisering och rapportering utan också med att översätta Jeeves på ett sätt som gjorde det mer användbart och enkelt att förstå även för de tyska kollegorna. För K.D. Feddersen innebar det bättre kontroll över informationen som skickas vidare till tyska kollegor, enklare samarbete i utvecklingsfrågor och en starkare grund för framtida beslut.

"Vi har full kontroll över vår data i dag på ett sätt vi inte hade tidigare. Det gör att vi kan fatta bättre beslut, samarbeta enklare och utveckla verksamheten med ett helt annat självförtroende. För mig är det ett tydligt exempel på hur rätt beslutsstöd faktiskt framtidssäkrar en organisation", avrundar Simon.