Från kartlagda processer till 50 skarpa idéer

Metodiken byggde på samma grundläggande tanke som tidigare; för att hitta rätt idéer måste man förstå verksamheten på riktigt. Därför utgick arbetet från den processkarta som redan fanns framtagen och man tittade sedan tillsammans på vilka tidstjuvar som fanns i vardagen, vilka moment som skapade friktion, vad som gick att lösa i befintligt systemstöd och vad som kunde förbättras med hjälp av automation, agenter eller andra AI-stöd.

Detta blev ett snabbt och fokuserat sätt att gå från diffusa ambitioner och önskemål till att skapa en konkret utvecklingsagenda. I workshoparna identifierades hela 50 mindre och större initiativ där AI eller automatisering bedömdes kunna skapa verklig effekt framåt.

Jämfört med mer traditionella arbetssätt blev vägen från nuläge till konkret möjlighetsbild betydligt kortare, och resultatet blev inte bara fler idéer utan också bättre underbyggda idéer. Workshoparna blev också ett sätt att se hur olika lösningar hänger ihop som del av en helhet och när ett pussel läggs blir det lättare att prioritera i vilken ordning det är bäst att utveckla lösningarna för att få ihop just den helheten.

"Det fina med den här typen av workshops är att man kommer framåt väldigt snabbt. Istället för att fastna i långa förstudier eller innovationsdiskussioner utan tydliga mål kunde vi snabbt sortera idéer, bedöma relevansen i dem och identifiera vilka initiativ som faktiskt hade potential att bli värdeskapande för oss. Vi kunde identifiera mycket på kort tid och till låg kostnad och jämför man med andra delar av organisationen där liknande frågor ibland blivit både långsamma och dyra så var det här ett betydligt mer effektivt sätt att arbeta", förklarar Simon.

Tio business case som driver verklig förändring

Av de 50 identifierade initiativen valdes 10 ut som de mest mogna och mest affärsnära att börja med. Det var de “lågt hängande frukterna”, men långt ifrån små frågor. De vässades till business case som blev tillräckligt starka och tydliga för att kunna godkännas på lednings- och styrelsenivå.

I dag lägger Simon ungefär halva sin arbetstid på de 10 utvecklingsprojekten. K.D. Feddersen har dessutom anställt en person med dedikerat ansvar för området, och även i Tyskland har resurser omfördelats för att ge den nordiska verksamheten mer stöd.

“Norden har blivit en miljö som ligger i framkant i koncernen när det gäller att omsätta digitalisering och AI till konkret verksamhetsutveckling. Det har noterats att vi har arbetat både framgångsrikt, effektivt och metodiskt över tid och tillsammans med Dizparc har gått från att prata om utveckling till att faktiskt driva den med en gemensam ERP-struktur, en tydlig processkartläggning, en gedigen beslutsstödslösning och nu slutligen toppat den med en workshopdriven innovation som inte stannade vid idéer utan resulterade i prioriterade initiativ med budget, ägarskap och en tydlig framdrift inom områden som rör automation och AI”, berättar Simon.

Ett partnerskap som gör skillnad i vardagen

När Simon beskriver samarbetet med Dizparc återkommer han inte i första hand till enskilda leveranser utan det han lyfter fram är sättet att arbeta tillsammans. För honom handlar det om kompetens, öppenhet och ett samarbete som alltid känns ärligt och rakt. Han beskriver ett partnerskap där diskussionerna är öppna, där han känner stort förtroende för konsulterna och där han aldrig behövt ifrågasätta värdet i det som levererats. Den lokala närvaron lyfter han också som en tydlig fördel, både för effektiviteten i arbetet och för kvaliteten i dialogen.

"Att teama med Dizparc har gjort mig bättre i min yrkesroll. Jag har kunnat lägga mer tid på rätt saker och driva utveckling med högre hastighet. För mig är detta absolut mer ett strategiskt partnerskap än en klassisk kund- och leverantörsrelation", säger Simon.

Han beskriver också att det finns en trygghet i att samarbeta med ett team som är lokala, men samtidigt tillräckligt starkt för att kunna stötta i större och mer komplexa sammanhang. För honom är det en viktig kombination, särskilt i en verksamhet som behöver en partner som har både lokal förankring och förmågan att samspela i en större internationell kontext.

Det kanske mest konkreta kvittot på värdet av resan syns i hur arbetet faktiskt har förändrats över tid. När Simon började ersatte han en ekonomiroll på heltid. I dag är ekonomiavdelningen en person mindre, samtidigt som han själv lägger runt 50 procent av sin tid på digitala utvecklingsprojekt. Alla tydliga bevis på att tidsvinsterna har blivit stora genom effektivare arbetssätt och att verksamheten idag står bättre rustad för fortsatt tillväxt och förändring.

De första tio innovationsprojekten är igång, men arbetet kommer inte att stanna där. Alla 50 initiativ som identifierades i workshoparbetet bedömdes vara relevanta och så snart de första är genomförda väntar nästa fas. Hos K.D. Feddersen bedrivs inte digitalisering som en isolerad satsning utan är en del av en långsiktig verksamhetsutveckling där den blir en naturlig del av hur man leder, prioriterar och bygger för framtiden.

"Jag upplever att allt vi har gjort har lett till en betydande skillnad för vår verksamhet. Utan de här projekten hade vi inte varit där vi är i dag. Jag tycker att det vi gjort är ett bra bevis på att ett genomtänkt förändringsarbete kan förflytta en verksamhet framåt relativt fort och stöpa om den från att vara beroende av manuella insatser till att få en mer modern, skalbar och datadriven organisation på plats", avrundar Simon.